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1、山东海化集团公文处理及写作培训,2014年4月25日,机关公文格式新国标介绍,中国海油办公厅 2013年6月,更正： 1. 本PPT第 1824页，发文机关标志“中国海洋石油总公司”左侧的文字高度标为“15mm”，应为“22mm”。 2. 各位同事如发现其他错误，请来电指正。,3,依 据,4,一、总体要求,二、公文格式要素编排规则,三、公文的特定格式,5,总体要求,适用范围 用纸 版面 标点 装订,6,总体要求适用范围,本标准适用于各级党政机关制发的公文。其他机关 和单位的公文可参照执行 其他机关和单位向党政机关行文时，应遵循本标准的 规定,7,总体要求用纸标准,幅面尺寸：A4纸型（210 m

2、m297 mm）,公文用纸一般使用纸张定量为60 g/m280 g/m2的胶版印刷纸或复印纸,纸张白度8090%，横向耐折度15次，不透明度85%，pH值为7.59.5,8,总体要求版面要求,页边与版心尺寸,公文用纸天头（上白边）为37 mm1 mm， 公文用纸订口（左白边）为28mm1mm,版心尺寸为 156 mm225 mm,注：画一个完全幅面图，参考指南p22,9,总体要求版面要求,字体和字号,注：插入指南p17图,字：指一个汉字宽度的距离（3号汉字宽5.54mm） 行：指一个汉字的高度加上3号汉字高度的7/8（公文的一行为3号汉字+3号汉字高度的7/8约为10.39mm）,行,字,10

3、字体字号：3号仿宋体字 颜 色：黑色 公文中红色部分：发文机关标志、分割线、印章、签名章,总体要求版面要求,行数和字数,每页22行，每行28个字， 并撑满版心。,11,特殊情形：排版后所剩空白不能容下印章、成文日期,总体要求标点,标点 标点：一般采用全角标点。 （GB/T158342011),12,总体要求装订,装订要求 公文应当左侧装订，采用平订或者骑马订 订位为两订外订眼距版面上下边缘各70mm处，钉距与书脊间的距 离为3mm-5mm,骑马钉钉在折缝线上,13,一、总体要求,二、公文格式要素编排规则,三、公文的特定格式,14,公文格式要素编排规则结构划分,党政机关公文格式（中华人民共和国

4、 国家标准GB/T97042012）将公文 格式各要素分为版头、主体、 版记三部分。,版头,主体,版记,公文,15,公文格式要素编排规则结构划分,版头：公文首页红色分隔线（含）以上的部分,主体：公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分,版记：公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分,16,页码：在版心外,公文格式要素编排规则18要素,公文格式18要素,份号 密级和保密期限 紧急程度 发文机关标志 发文字号 签发人,标题 主送机关 正文 附件说明 发文机关署名 成文日期 印章 附注 附件,版头（6）,主体（9）,版记（2）,抄送机关 印发机关和印发日期,版心外（1

5、页码,17,公文格式要素 版头,份号 密级和保密期限 紧急程度 发文机关标志 发文字号 签发人,标题 主送机关 正文 附件说明 发文机关署名 成文日期 印章 附注 附件,版头（6）,主体（9）,版记（2）,抄送机关 印发机关和印发日期,版心外（1）,页码,18,公文格式要素版头,19,公文格式要素版头,企业内部商业密级无需标注份号,份号 用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行,凡国家密级文件（包括秘密、机密、绝密）均需标注份号，份号采用手盖或印制均可，各单位可据实际自定。若为印制，建议用3号黑体,20,公文格式要素版头,用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行； 保密期限中的数字

6、用阿拉伯数字标注； 中间用“”隔开,密级和保密期限,21,企业文件中商业秘密的密级不用文字表述，而用A表示，即秘密为A；机密为AA；绝密为AAA。,公文格式要素版头,用3号黑体字，顶格编排在版心左上角,紧急程度 加急、特急,22,公文格式要素版头,紧急程度,如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，则三者按顺利自上而下分行排列； 如只标注部分要素，则从第一行起顺序排列,23,公文格式要素版头,24,同时标注时，字间不空格,标注密级和程度，不标保密期限，三要素对齐,只标紧急程度时顶格放第一行，字间空1字,24,公文格式要素版头,紧急程度,发文机关标志 由发文机关全称或规范化简称后加“文件”二字

7、组成； 使用红色小标宋体字； “国务院文件”五字(高宽 ）为22mm*15mm，各单位以此尺寸为 限,25,公文格式要素版头,发文字号 由发文机关代字、年份和序号组成，编排在发文机关标志下空2行位置，用3号仿宋体字,年份、序号用阿拉伯数字标识；年份应标全称，用六角括号“”括入；序号不编虚位，（即1不编为001），不加“第”字，在阿拉伯数字后加“号”字,26,公文格式要素版头,平行文和下行文可不标签发人姓名，此时发文字号居中编排,27,上行文：发文字号居左空一字编排，与签发人处在同一行。,公文格式要素版头,签发人 上行文（请示、报告等）必须标识签发人姓名，由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组

8、成，编排在发文机关标志下空2行位置,签发人姓名用3号楷体字，右空1字,28,公文格式要素版头,发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人处在同一行。,多个签发人 发文机关标志下空2行编排签发人； 主办机关签发人放在第一位，每行排2个签发人，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐； 姓名2个字的，中间空1个字，对齐。,上行文发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人处在同一行。,29,上行文必须由 主要负责人签发！,公文格式要素 主体,份号 密级和保密期限 紧急程度 发文机关标识 发文字号 签发人,标题 主送机关 正文 附件说明 发文机关署名 成文日期 印章 附注 附件,版头（6）,主体（9）,版记（2

9、抄送机关 印发机关和印发日期,版心外（1）,页码,30,公文格式要素主体,标题 发文机关名称 + 事由+文种,用2号小标宋体字，编排于红色分割线下空2行位置，可分一行或多行居中排布,标题中除了法规、规章名称要加书名号外，一般不用其它标点符号。（但实际中可能会用到顿号、括号、引号、破折号等）,31,公文格式要素主体,标题 标题如有多行，行距为3号字的7/8 一般使用梯形或菱形排列,回行时，要做到词义完整，排列对称，长短适当，间距恰当，最好不超过3行,如果在标题中出现多个机关、人名并列时，每个机关、人名之间用顿号分开，不用空格,32,可以这样 山东海化关于开展党的群众路线教育实践活动的 通 知

10、 山东海化 关于开展党的群众路线教育实践活动的通知 山东海化 关于开展党的群众路线教育实践活动的 通 知 不可以这样 山东海化关于开展党的群 众路线 教育实践活动的通知,公文格式要素主体,主送机关 标题下空1行；居左顶格，若需回行时仍顶格；3号仿宋体字；最后一个主送机关后标全角冒号,33,主送机关应使用全称、规范化简称或同类型机关统称,公文格式要素主体,上行文原则上只有一个主送机关，如需同时报多个上级机关，公文其它内容不变，只改变主送机关名称,主送机关 如主送机关过多导致首页不能显示正文时，应将主送机关移至版记中，置于抄送机关上一行，与抄送机关之间不加分割线,34,公文格式要素主体,正文 公文

11、首页必须显示正文 用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格,文中结构层次依次用“一”、“（一）”、“1.”、“（1）”标注；一般第一层小标题用黑体，第二层用楷体，第三和第四层用仿宋体 如果公文层次只有两层，第一层用“一”，第二层可以用“（一）”，也可以用“1.”,35,公文格式要素主体,附件说明 在正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注顺序号，顺序号后紧跟一个小圆点；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上行附件名称的首字对齐。,36,公文格式要素主体,附件说明 （注意事项） 正文中涉及附件

12、处的标注内容、附件说明处的标注内容和附件的标注内容三者要前后一致 在正文中写明报送、批转、转发、印发等字样的公文，被报送、批转、转发、印发的内容不是公文的附件，不按附件处理，在公文正文中不加附件说明，直接另面编排，编排时首页也不标注“附件”二字。,37,公文格式要素主体,发文机关署名 在成文日期之上，以成文日期为准居中编排，用全称或规范化简称，若全称或规范化简称仍太长，可分两行编排,成文日期 用阿拉伯数字将年月日标全；右空4字编排。,印章 顶端距正文（或附件说明）一行以内；印章下边沿与成文日期下边相切，端正、居中下压发文机关署名和成文日期,右空4字,印章必须与正文同处一页 不采取“此页无正文”

13、解决,38,公文格式要素主体,附注 用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号编排在成文日期下一行，回行时顶格。请示等上行文应在附注处注明联系人及电话,39,公文格式要素主体,附件 “附件”二字及顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行，后面不加冒号，顺序号用阿拉伯数字,如附件不能与正文一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”及附件顺序号，如 “海油总办201315号附件1”,40,附件应当另面编排，并在版记之前，与正文一起装订，并顺序编页码,公文格式要素主体,附件为 PDF/EXCEL/WORD/图文表,41,公文格式要素 版记,份号 密级和保密期限 紧急程度

14、发文机关标识 发文字号 签发人,标题 主送机关 正文 附件说明 发文机关署名 成文日期 印章 附注 附件,版头（6）,主体（9）,版记（2）,抄送机关 印发机关和印发日期,版心外（1）,页码,42,公文格式要素版记,印发机关,版记 版记一定在偶数页上，置于公文的最后一页 均使用4号仿宋体字标识,如果版记页前面有空白页，则版记页和前面的空白页均不标页码,抄送机关,分割线,印发日期,0.35mm,0.35mm,0.25mm,43,公文格式要素版记,抄送机关 抄送机关在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排，“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐,抄送机关之间用逗号或

15、顿号隔开（一般同级、同类别单位之间用顿号，不同类别单位之间用逗号），最后一个抄送机关用句号,0.35mm,0.35mm,0.25mm,44,公文格式要素版记,印发机关和印发日期 印发机关和印发日期编排在末条分割线之上。印发机关左空一字、印发日期右空一字。 印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字将年月日标全，月、日不标虚位（即1不编为01） 年月日后加“印发”二字,0.35mm,0.35mm,0.25mm,特别提醒：版记下方不再标注“（共印份）”,45,公文格式要素 页码,份号 密级和保密期限 紧急程度 发文机关标识 发文字号 签发人,标题 主送机关 正文 附件说明 发文机关署名 成文日期

16、印章 附注 附件,版头（6）,主体（9）,版记（2）,抄送机关 印发机关和印发日期,版心外（1）,页码,46,公文格式要素页码,提示2：公文的版记页前有空白页的， 空白页和版记页均不编排页码，页码只标注到公文主体结束的那一页,一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。,提示1：附件与正文一起装订时，页码应当连续编排,47,48,一、总体要求,二、公文格式要素编排规则,三、公文的特定格式,48,公文的特定格式信函格式,发文机关标识使用全称或规范化简称，后不加“文件二字”，居中排布，上边缘距上页

17、边的距离为30mm，使用小标宋体字 ，大小自定。 发文机关标志下4mm处为一红色双线（上粗下细），距下页边20mm处为一红色双线（上细下粗），两条线长均为170mm 首页版心尺寸为156225mm 首页不显示页码,发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下,标题居中排布，与其上最后一个要素相距2行,顶格居版心第一条红色双线下,49,公文的特定格式信函格式,从第二页开始标注页码,版记中不加印发机关、印发日期，只有抄送机关，抄送机关上下不加分割线 ，位于公文最后一面版心内最下方,总公司信函格式主要用于对外发函和机关部门级别的发文,50,公文的特定格式纪要格式,不标注发文机关署名、成文日期，不加盖印章,51,因纪要没有主送机关，所以版记标注“分送：”,所属单位公文格式中的主要问题,上白边尺寸不够； 文件编号位置随意； 签发人不规范（姓名两个字的中间未空格）； 附注问题：请示不标联系人；非左空二字标注；离印章行数太多； 标在紧跟正文之后等； 没有发文机关署名； 成文日期右空字数多于4字； 附件未与正文连续排页码； 版记问题：字体同正文一样大；保留有打字、校对、核稿等； 版记未在偶数页上；保留有“共印份”等。,52,谢 谢！,